ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ПРОДОЛЖЕНИЕ

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
Положение об ЭК управления центрального аппарата ФССП России до его утверждения согласовывается с Управлением делопроизводства, а положение об ЭК территориального органа ФССП России с соответствующими архивными органами субъекта Российской Федерации.
11.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях центрального аппарата и территориальных органах ФССП России работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
11.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- - отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для передачи в архив;
- - отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
- - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
11.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения, а также отраслевых перечней документов и номенклатуры дел ФССП России путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ФССП России (ЭК территориального органа ФССП России).
11.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
11.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
11.1.10. Описи составляются отдельно:
- - на дела постоянного хранения;
- - на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- - на дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11.1.11. В каждом управлении центрального аппарата ФССП России описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.
Описи дел, подготовленные управлениями центрального аппарата ФССП России, служат основой для подготовки сводной описи дел ФССП России, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
11.1.12. Описи дел управлений центрального аппарата ФССП России составляются по установленной форме (Приложение N 46) и представляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
11.1.13. Описательная статья описи дел управления центрального аппарата ФССП России имеет следующие элементы:
- - порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- - индекс дела (тома, части);
- - заголовок дела (тома, части);
- - дата дела (тома, части);
- - количество листов в деле (томе, части);
- - срок хранения дела.
11.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;
- - порядок нумерации дел в описи - валовый;
- - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- - графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
11.1.16. Опись дел управления центрального аппарата ФССП России подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делопроизводства и утверждается начальником соответствующего управления центрального аппарата ФССП России.


Страницы: 51 из 72  <-- предыдущая  cодержание   следующая -->