ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. ПРОДОЛЖЕНИЕ

10.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в Управление делопроизводства или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях центрального аппарата ФССП России, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
10.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делопроизводства.
10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- - помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- - помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- - по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
10.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической (вопросно-логической) последовательности или в их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.2.7. Дела в делопроизводстве ФССП России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел в центральном аппарате ФССП России проводится работниками Управления делопроизводства, иных управлений центрального аппарата ФССП России, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работников архива.
10.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- - оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 42);
- - нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 43);
- - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 44);
- - подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты:
- - наименование федерального органа исполнительной власти (фондообразователя);
- - наименование структурного подразделения;
- - номер (индекс) дела;
- - заголовок дела;
- - дата дела (тома, части);
- - количество листов в деле;
- - срок хранения дела;
- - архивный шифр дела.


Страницы: 48 из 72  <-- предыдущая  cодержание   следующая -->