ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

- - характеристики государственных служащих, представления к награждению правительственными наградами и удостоверения о награждении, присвоении почетных званий, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие);
- - другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
Не допускается удостоверение документов финансово-экономической и хозяйственной деятельности, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства ФССП России, не гербовой печатью.
9.8. Оттиск печати, проставляемой на документах, должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.
В финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).
9.9. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Директора (далее - факсимиле) определяется лично Директором.
Должностное лицо, ответственное за использование и хранение штампа факсимиле, определяется распоряжением Директора.
Штамп факсимиле используется по прямому указанию Директора при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись директора, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.
9.10. Для управлений центрального аппарата и территориальных органов ФССП России, в зависимости от целевого назначения, изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается название конкретного управления. Данными печатями удостоверяются подписи начальников управлений (работников) центрального аппарата, руководителей (работников) территориальных органов ФССП России на внутренних материалах (когда в этом есть необходимость), на справках и документах, не требующих особого удостоверения подлинности и носящих, как правило, справочный характер, а также на экземплярах размноженных распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководства ФССП России и руководства ее территориальных органов.
Для опечатывания пакетов, бандеролей, удостоверения подлинности различного рода справок изготавливаются круглые мастичные печати "Для пакетов", "Для справок", "Для пропусков" и другие. В зависимости от потребностей такие печати могут быть номерными.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
Образцы возможных эскизов печатей без государственной символики и штампов приведены в Приложении N 38.
9.11. Изготовление всех печатей и штампов для нужд центрального аппарата ФССП России осуществляется по решению Директора или лица, исполняющего его обязанности, централизованно через Управление делами.
Докладная записка о необходимости изготовления печати (штампа) с приложением эскиза клише, подготовленная в управлении центрального аппарата ФССП России, визируется в Управлении делопроизводства на предмет проверки соответствия эскиза требованиям ГОСТ.
Управление делами производит заказы и получает изготовленные штемпельно-граверными предприятиями печати (штампы), которые передает в Управление делопроизводства.
Управление делопроизводства ведет общий учет имеющихся в ФССП России и изготавливаемых печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков (Приложение N 39).
В управлениях центрального аппарата ФССП России печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку государственным служащим, персонально ответственным за их использование и хранение.
На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
В аналогичном порядке изготавливаются, учитываются и хранятся печати и штампы в территориальных органах ФССП России.
9.12. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в Управление делопроизводства для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в специальном журнале учета.
9.13. Наличие гербовых и иных печатей и штампов, правомерность их использования и обеспечение надлежащего хранения в управлениях центрального аппарата ФССП России ежегодно проверяется Управлением делопроизводства.
9.14. По факту утраты гербовых печатей и штампов проводится служебная проверка, о результатах которой докладывается Директору.