ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
(Приказ ФССП РФ от 27.12.2006 N 179. Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов)Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
6.7.5. Дата документа указывается в порядке, установленном пунктом 3.5.9 Инструкции, арабскими цифрами.
Например: 27.01.2006 - число, месяц, год.
6.7.6. Регистрационный исходящий номер документа (за исключением ответов на обращения граждан) содержит:
- - код ФССП России;
- - код управления центрального аппарата ФССП России, подготовившего документ;
- - порядковый номер исходящего документа в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства по учету исходящих документов;
- - буквенный литер, добавляемый при регистрации документов, подготовленных за подписью Директора или его заместителей, составленный из первых букв имени и фамилии корреспондента.
Составные части регистрационного исходящего номера разделяются косой чертой или дефисом.
Например: N 12/06-227-НВ, где:
- - 12 - код ФССП России;
- - 06 - код управления центрального аппарата ФССП России, подготовившего документ (соответствует Управлению делопроизводства);
- - 227 - порядковый номер исходящего документа в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства по учету исходящих документов;
- - НВ - буквенный литер, проставляемый в регистрационном исходящем номере документа, подготовленного за подписью Директора, составленный из первых букв его имени и фамилии (Н. Винниченко).
В случаях, когда из первых букв имени и фамилии корреспондента складываются сочетания "СС" или "ОВ", используемые в секретном делопроизводстве для индексации грифованных документов, буквенный литер составляется из первых букв имени, отчества и фамилии корреспондента.
Например, для документов, подготовленных за подписью первого заместителя директора Федеральной службы судебных приставов Сазанова С.В., - "СВС" (С.В. Сазанов).
6.7.7. Регистрационный исходящий номер документа, являющегося ответом на обращения граждан, содержит:
- - код ФССП России;
- - индекс дела по сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России на текущий год, в которое направляется копия документа;
- - регистрационный номер, присвоенный обращению гражданина при поступлении в ФССП России Управлением делопроизводства;
- - буквенный литер, добавляемый при регистрации документов, подготовленных за подписью Директора или его заместителей, составленный из первых букв имени и фамилии корреспондента.
Составные части регистрационного исходящего номера разделяются косой чертой или дефисом.
Например: N 12/03-38-4227/06-НВ, где:
- - 12 - код ФССП России;
- - 03-38 - индекс дела по сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России на текущий год, в которое направляется копия документа (соответствует делу Управления организации обеспечения исполнительных действий и установленного порядка деятельности судов с материалами по рассмотрению обращений граждан);
- - 4227/06 - регистрационный номер, присвоенный обращению гражданина при поступлении в ФССП России Управлением делопроизводства;
- - НВ - буквенный литер, проставляемый в регистрационном исходящем номере документа, подготовленного за подписью Директора, составленный из первых букв его имени и фамилии (Н. Винниченко).
6.7.8. Все исходящие документы подлежат дополнительной регистрации непосредственно в том управлении центрального аппарата ФССП России, в котором они подготовлены в порядке, предусмотренном подразделом 6.6 Инструкции.
Дата и регистрационный номер документа, присвоенный в управлении центрального аппарата ФССП России, проставляются на втором и третьем экземплярах в правом нижнем углу первого листа (для ответов на обращения граждан - на экземпляре, направляемом в дело).
6.7.9. При работе с документами, отправляемыми с использованием электрической связи, следует руководствоваться требованиями раздела 5.5 Инструкции.
6.8.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в ФССП России используются поисковые системы по документам как в традиционном, так и в электронном виде.
6.8.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, используется в поисковой системе по документам, которая включает в себя классификационные справочники (картотеки).
6.8.3. Для обеспечения работы поисковой системы по документам разрабатываются и используются классификационные справочники:
- - классификатор вопросов деятельности ФССП России;
- - классификатор видов документов;
- - классификатор корреспондентов;
- - классификатор исполнителей;
- - классификатор результатов исполнения документов;
- - номенклатура дел.
Помимо перечисленных в поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
6.8.4. В автоматизированной системе организации документооборота, используемой в Управлении делопроизводства ФССП России, поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке или содержании искомого документа).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.