УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
(Приказ ФССП РФ от 27.12.2006 N 179. Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов)Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Основанием для размножения документа в этом случае является указатель рассылки документа (Приложение N 15), подписанный руководителем структурного подразделения и утвержденный начальником Управления делопроизводства.
Произведенное тиражирование документа учитывается в журналах учета копировально-множительных работ (Приложение N 30), ведущихся в каждом управлении центрального аппарата ФССП России, имеющем копировально-множительную технику.
5.8.5. Тиражирование в ФССП России документов, подлежащих массовой рассылке (организационно-распорядительных документов, методических рекомендаций и др.), производится в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства (группа копировально-множительных работ) по заявке, подписанной начальником управления центрального аппарата ФССП России и согласованной с начальником Управления делопроизводства (Приложение N 31).
Основанием для оформления заявки на размножение документа в Управлении делопроизводства является оформленный надлежащим образом указатель рассылки документа.
5.8.6. Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера, в том числе внутриведомственной переписки, материалы, предназначенные для формирования номенклатурных дел, размножаются, как правило, на обеих сторонах листа, с уменьшением текста.
Копирование объемных материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется только в случаях действительной служебной необходимости.
5.8.7. Значительные по объему материалы, предназначенные к изданию большими тиражами, а также бланки, в том числе официальные бланки ФССП России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, журналы учета установленной формы, таблицы (формы учета установленного образца), описи, реестры и т.п., используемые в управлениях центрального аппарата и территориальных органах ФССП России, годовая потребность в которых превышает 1 тыс. экземпляров, изготавливаются в типографии.
Заявки на выполнение типографских работ оформляются в управлениях центрального аппарата ФССП России, визируются в Управлении делопроизводства и направляются в Управление делами, которое формирует единый заказ на производство требуемых расходных материалов.
5.8.8. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в том числе имеющие гриф "Для служебного пользования", тиражируются с разрешения начальника управления центрального аппарата ФССП России.
О количестве снятых копий проставляется отметка на оригинале документа. Копии с документа, имеющего гриф "Для служебного пользования", учитываются в том же порядке, что и оригинал.
5.8.9. Учет выполненных работ по копированию документов, использованию расходных материалов и комплектующих к оргтехнике ведут в управлениях центрального аппарата ФССП России государственные служащие управлений, назначенные ответственными за делопроизводство.
5.8.10. Порядок использования имеющейся в управлениях (отделах управлений) центрального аппарата ФССП России копировально-множительной техники устанавливается их начальниками с учетом требований настоящей Инструкции.
5.9.1. Учет количества документов (определение объема документооборота) за определенный период времени (месяц, полугодие, год) проводится по данным РКФ по отдельным их видам (входящие, исходящие, внутренние и др.) и общему количеству по месту регистрации документов.
5.9.1.1. Ответственные лица за ведение делопроизводства в управлениях центрального аппарата ФССП России учитывают документы при получении и при подготовке к отправке.
Данные о количестве документов ежемесячно подсчитываются и до 7-го числа следующего месяца представляются в Управление делопроизводства в виде учетной формы (Приложение N 32).
5.9.1.2. Результаты учета количества документов за предыдущий месяц (полугодие, год), представленные управлениями центрального аппарата ФССП России, обобщаются Управлением делопроизводства до 11-го числа текущего месяца и представляются руководству ФССП России в виде учетной формы (Приложение N 33).
5.9.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры, предназначенные для отправки адресатам, подсчитываются отдельно.
5.9.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.
6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы подлежат учету независимо от способа их доставки, передачи или создания.
6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
Страницы: 35 из 72 <-- предыдущая cодержание следующая -->