ВЫПЛАТЫ В НАТУРАЛЬНОЙ ФОРМЕ

При проверке авансовых отчетов, представленных в бухгалтерию с нарушением срока, необходимо обратить внимание на счета, корреспондирующие со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Проверяющий должен проанализировать операции по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (Дт 71 - Кт 50, 51).
Следует проверить наличие не возвращенных в установленные сроки подотчетных сумм, которые могут быть отражены организацией по Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а затем при удержании их из заработной платы работника списаны в Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" с Кт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Если указанные суммы не были удержаны из заработной платы работника, следует проверить, не отражены ли они по Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и Кт 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Проверка операций по расчетам с подотчетными лицами осуществляется на основании следующих документов:
А. Типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации:
- - "Авансовый отчет" (форма N АО - 1) (утверждена Постановлением Госкомстата России N 55);
- - "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (форма N Т-10а), "Командировочное удостоверение" (форма N Т-10) (утверждены Постановлением Госкомстата России N 1);
- - журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" (далее - Приказ Минздравсоцразвития России N 739н);
- - журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение N 3 к Приказу Минздравсоцразвития России N 739н);
- - инвентаризационные описи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (приложение к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49; Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации", в редакции Постановлений Госкомстата России от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" и от 03.05.2000 N 36 "О внесении изменений в Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризаций".
Б. Регистры бухгалтерского учета.
Для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте, в организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму учета, используются по Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - журналы-ордера N 1, N 7; по Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - ведомость N 1 (на обороте журнала-ордера N 1), ведомость N 7, журнал-ордер N 7 (письмо Минфина России от 24.07.1992 N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях").
В организациях, применяющих форму ведения бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина России N 64н по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", используется Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-5).
В. Прочие документы:
- - приказы руководителя об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
- - приказы (распоряжения) руководителя о направлении работников в командировки (форма N Т-9, утверждена Постановлением Госкомстата России N 1);
- - первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению;
- - приказы руководителя об установлении повышенных норм командировочных расходов;
- - гражданско-правовые договоры с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации;
- - акты закупок материальных ценностей у физических лиц;
- - иные документы.